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在办公室接电话的礼仪
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转接电话拿着话筒和放下话筒一个样

 

很多人在拿着话筒时,通常会比较注意自己的语言,会说“您找哪位?请您稍等。”放下电话找人时,往往忘了对方也能听见,变得随心所欲,就像前面案例中所说的,变成了“是个男的”,或者说“一个有外地口音的人”,“一个声音挺娇的小姑娘”。当对方在电话里听到这些形容方式时,会感到不愉快。因此转接时,要同样用客气的方式叫人,或者应该用手捂上话筒,注意隔音。

 

做好电话记录

 

如果对方要找的人不在,要尽量做好电话记录工作。记录内容包括什么人、什么时间打的电话、大概是要说什么事(如果对方不愿意不必强问)、对方有什么要求(一看到字条马上回电话,还是晚上再打电话等)。通常很多人在转接电话时不予记录或者记录得非常简单,只有一个姓和一个电话号码,这样对方要找的人工作繁忙的话,这种电话可能得不到及时回复。

 

确认对方姓名身份尽量用褒义词语

 

替人转接电话,确认对方姓名时,尽量要用褒义词语。不要脱口而出,用习惯用语去确认对方的姓名。比如“您姓孙,是孙子的孙吗?”“您姓冷,是冷淡的冷吗?”诸如此类,让对方听了感到不快。其实可以改成“是孙子兵法的孙吗?”“是冷热的冷吗?”在记录对方电话号码时,则一定要重复,以免记错。未经要接电话者同意不要轻易将手机号码告诉对方转接电话时,如果来电者要找的人不在,对方询问手机号码时,转接者一定要经过要接电话者同意才能把手机号码告诉对方。否则可能严重干扰到要接电话者的工作或生活。

 

讲究口德不乱传闲话

 

如果转接到了一个敏感人物的电话,比如大家怀疑某某跟某某有特殊关系,恰好某某打电话找某某时被你接到了,这种时候千万不要捕风捉影,不要去转告第三人“谁给谁来电话了”,更不能在旁边偷听对方的电话内容。不论是绯闻还是面对关系过于紧密的上下级,接电话者都不能妄自猜测,随意传播。就像案例中所说的小飞的例子,随意猜测传播严重破坏了正常的人际关系。

 

转接电话应把握好分寸

 

专家观点

 

转接电话不仅是帮忙叫人和记录来电者姓名和电话号码,它实际是一个如何处理好自己与来电者、自己与要接电话者之间关系的重要表现。因此转接电话需要一个职业性处理。一方面要清楚有效地把电话转接出去,另一方面不能给来电者留下不良印象,也不能给要接电话者带来麻烦。该你说的不该你说的应把握好分寸。
 

 

 

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